Overstappen op nieuwe studiosoftware zonder klanten te verliezen

De meeste studio’s stellen een overstap een jaar langer uit dan nodig. De angst is begrijpelijk: klanten die niet kunnen boeken, betalingen die stoppen, een week lang coaches die berichten beantwoorden als “hoe log ik in?”. Met een plan is dat allemaal te voorkomen. Studio’s die soepel overstappen, behandelen het als een project met een datum, niet als iets wat je tussen twee sessies door doet.

Week 1: exporteren en beslissen

Haal je data uit het oude systeem voordat je het nieuwe aanraakt. De meeste platforms laten je exporteren naar een spreadsheet (CSV of Excel).

Exporteer in elk geval:

• Klantenlijst: naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, doelen, medische notities
• Wie wie coacht
• Lopende abonnementen en sessiepakketten, met resterende sessies en verlengdata
• Geplande boekingen voor de komende vier weken

Mooi meegenomen: trainingsgeschiedenis, lichaamsmetingen, antwoorden op check-ins. Vraag het oude platform wat ze kunnen exporteren. Sommige houden de trainingsgeschiedenis vast.

Kies daarna je overstapdatum. Neem een week zonder vakantie, en niet de eerste week van de maand als abonnementen dan verlengen.

Week 2: inrichten en testen met je team

Richt het nieuwe systeem in alsof je klanten er al op zitten:

1. Je producten: pakketten en abonnementen met dezelfde prijzen en voorwaarden die klanten nu hebben.
2. Boeken: sessietypes, openingstijden, de beschikbaarheid van elke coach en je annuleringsbeleid.
3. Betalingen: koppel je betaalprovider en doe één echte testbetaling.
4. Je huisstijl: logo en kleuren, zodat klanten de app als die van jou herkennen.

Laat daarna elke coach het een paar dagen gebruiken met een testklant. Boek een sessie, log een workout, annuleer, boek opnieuw. Problemen die jij nu vindt, vinden klanten later niet.

Week 3: klanten overzetten

Importeer de klantenlijst, controleer hem en verstuur de uitnodigingen in één keer, op dezelfde dag dat je klanten over de verandering vertelt.

Het bericht aan je klanten telt zwaarder dan de software. Houd het kort, zeg wat er voor hen verandert en wat hetzelfde blijft:

Vanaf maandag gebruiken we een nieuwe app om te boeken en te trainen. Je krijgt vandaag een e-mail met een link om in te loggen. Je sessies, tegoed en coach blijven precies zoals ze zijn. Vragen? Reageer gewoon op dit bericht.

Neem persoonlijk contact op met iedereen die na drie dagen nog niet is ingelogd. Een bericht van de eigen coach werkt beter dan een tweede automatische e-mail.

Week 4: allebei draaien, dan stoppen

Houd het oude systeem minstens een maand alleen-lezen, voor de geschiedenis en die ene vraag over een oude betaling. Stop vanaf de overstapdatum met nieuwe boekingen daar, anders heb je straks boekingen op twee plekken.

Krijg eerst je coaches mee

Klanten volgen hun coach. Twijfelt een coach over de nieuwe app, dan merken klanten dat in de eerste sessie. Voor de overstapdag:

• Geef elke coach in week twee een login, met een eigen testklant.
• Laat ze de drie dingen doen die ze elke dag doen: de sessies van vandaag bekijken, een workout loggen en een bericht beantwoorden.
• Spreek één antwoord af op “hoe moet ik…”-vragen. Een kort lijstje op papier naast het rek helpt in de eerste week.
• Wijs één coach aan als aanspreekpunt voor vragen uit het team, zodat de eigenaar niet de enige helpdesk is.

Vraag in de eerste week na de overstap elke coach aan het eind van de dag wat er misging. Los kleine dingen dezelfde dag op, dan vertrouwt het hele team het nieuwe systeem sneller.

De vier fouten waardoor een overstap misgaat

1. Midden in de maand overstappen met abonnementen. Tegoed en verlengingen raken door elkaar. Stap over aan het begin van een factuurperiode.
2. Klanten in groepjes overzetten. Met de helft van je klanten in elk systeem moeten coaches twee agenda’s checken.
3. Tegelijk je prijzen aanpassen. Klanten koppelen de nieuwe app dan aan de prijsverhoging. Doe het een na het ander.
4. Geen eigenaar. Eén persoon moet verantwoordelijk zijn voor de overstap, met een datum in de agenda.

In Trainnode

Importeer je klantenlijst en verstuur alle uitnodigingen in één keer

Trainnode leest een CSV- of Excel-export van je huidige platform of een spreadsheet.

1. Upload het bestand. Trainnode koppelt je kolommen aan de eigen velden (naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, doelen, medische notities, coach) en laat je elke koppeling zien.
2. Controleer de rijen. Wat niet geïmporteerd kan worden, staat in een lijst, en er wordt niets opgeslagen tot je bevestigt.
3. Stuur elke geïmporteerde klant een uitnodiging met een inloglink, meteen of wanneer je er klaar voor bent.

Stap je over van een ander platform met abonnementen of pakketten? Plan eerst een gesprek met David; hij loopt je inrichting met je door.

app.trainnode.com/dashboard/clients/import

Bekijk het met DavidGratis proberen

Stap voor stap: Klanten importeren uit Excel of een andere app