Een voortgangsgesprek voeren met je PT-klant
Een voortgangsgesprek van 20 minuten, elke zes weken: wat je voorbereidt, welke cijfers je laat zien en hoe je samen de volgende fase afspreekt.
Coach bij Omnia Personal Training en medeoprichter van Trainnode · 5 min lezen
Voortgang waar je niet over praat, is voortgang die de klant niet opmerkt. Een kort gesprek elke zes weken maakt van een stapel trainingslogs een verhaal: waar ze begonnen, wat er veranderde en wat de volgende stap is. Het is ook hét moment om een klant op te merken die stilletjes zijn interesse verliest.
Wanneer je het doet
Aan het eind van elke trainingsfase, meestal elke vier tot acht weken. Zes weken is een goede standaard: lang genoeg voor echte verandering, kort genoeg om bij te sturen.
Zet het in de agenda zodra de fase begint, zodat het niet iets wordt voor “als er tijd is”. Gebruik de eerste 20 minuten van een gewone sessie. Een aparte afspraak voelt als een examen; als onderdeel van een sessie voelt het als coaching.
Voorbereiden in tien minuten
Kijk voor de sessie naar de afgelopen zes weken van de klant:
- Drie cijfers die beter zijn geworden. Een oefening, het aantal sessies, een meting of hoe ze zich voelen. Kies wat de klant belangrijk vindt.
- Eén ding dat niet goed ging. Een oefening die stilstond, gemiste weken, slecht slapen in de check-ins.
- Hun doel van de intake of van het vorige gesprek. Lees het terug in hun eigen woorden.
De vier vragen
1. Wat heb je zelf gemerkt?
Vraag het voordat je iets laat zien. Klanten noemen vaak dingen die niet in de data staan: de trap gaat makkelijker, hun rug doet minder pijn, ze slapen beter. Schrijf die op; ze betekenen voor de klant meer dan welk cijfer ook.
2. Dit is er veranderd
Laat nu je drie cijfers zien, vergeleken met het begin van de fase. Houd het visueel en kort. Eén grafiek of een klein tabelletje werkt beter dan een pagina vol data.
3. Wat zat er in de weg?
Bespreek wat niet goed ging, zonder verwijt. “In week drie en vier had je weinig energie, wat speelde er?” Hier hoor je over de nieuwe baan, de blessure die ze niet noemden of de motivatie die wegzakt.
4. Waar richten we ons nu op?
Spreek één doel af voor de volgende fase. Eén, geen vijf. Maak het concreet en meetbaar: “Eind november 5 × 5 squatten op 85 kg”, of “Elke week twee keer trainen, tot de kerst”.
Als het gesprek lastig wordt
Niet elk gesprek brengt goed nieuws. Drie situaties komen vaak voor, en elk vraagt een andere toon.
De klant is teleurgesteld. Ze hoopten op meer, meestal op de weegschaal. Ga niet in discussie met dat gevoel. Erken het, laat dan zien wat wél veranderde en vraag welk resultaat voor hen als vooruitgang zou voelen. Vaak moet het doel worden bijgesteld, niet de klant.
De klant trainde veel minder dan gepland. Zeg het gewoon en zonder oordeel: “Je hebt 6 van de 12 sessies getraind. Wat maakte het lastig?” Het antwoord vertelt je of het schema, de planning of de motivatie anders moet. Plan de volgende fase rond de sessies die ze echt kunnen doen.
De klant wil stoppen. Soms komt dat juist in dit gesprek naar boven. Luister eerst. Een pauze, minder sessies of een ander doel houdt vaak een klant die op het punt stond te vertrekken. Willen ze toch stoppen, sluit dan goed af: misschien komen ze terug, en ze praten met vrienden.
Gebruik het gesprek voor de volgende boeking
Een voortgangsgesprek is een logisch moment om de komende weken te plannen. Boek voordat de klant weggaat de sessies voor de volgende fase en de datum van het volgende gesprek. Klanten die weggaan met hun komende zes weken in de agenda haken veel minder snel af.
Na het gesprek
- Schrijf het doel op waar de klant het elke week ziet, niet in jouw notitieboek.
- Plan de volgende fase eromheen. Is het doel een zwaardere squat, dan moet je dat in het trainingsschema terugzien.
- Kom er over twee weken op terug. “Halverwege naar 85 kg” houdt het doel levend.
In Trainnode
Alles voor het gesprek op één klantpagina
In Trainnode bereid je het gesprek in tien minuten voor, omdat de data er al staat.
- Het tabblad Progress toont per oefening de geschatte max, de beste sets en records over de fase.
- Goals & check-ins toont de wekelijkse antwoorden, zodat je ziet wanneer energie of slaap terugliep.
- Bouw na het gesprek de volgende fase in de plan builder en zet het doel in de beschrijving van de fase, waar de klant het in de app leest.
Wil je een checklist om te volgen? Gebruik de agenda voor het voortgangsgesprek.
Vragen
Wat als er geen voortgang te laten zien is?
Die is er bijna altijd: getrainde sessies, techniek, hoe ze zich voelen. Is er echt niets, zeg dat dan eerlijk en maak van de volgende fase een zoektocht naar het waarom.
Moet ik bij het gesprek voortgangsfoto’s maken?
Als de klant dat wil. Foto’s elke vier weken, met hetzelfde licht en dezelfde kleding, laten veranderingen zien die cijfers missen. Maak het nooit een voorwaarde.
