Boekingsaanvragen goedkeuren of afwijzen

Waar boekingsaanvragen staan in Trainnode, hoe je ze goedkeurt of afwijst, en wanneer je klanten beter zonder goedkeuring laat boeken.

Trainnode team

1 min lezen

Voordat je begint:Coach of adminBoeken aangezet voor je studioDashboardiPhone- en Android-app

Sessietypes die op Coach approves first staan, komen niet meteen in de agenda. De klant stuurt een aanvraag en de coach beslist. Gebruik dit voor sessies waar je zelf iets over wilt zeggen, zoals een intake of duotraining. Voor gewone PT-sessies scheelt Booked straight away iedereen tijd.

  1. Bekijk wat er klaarstaat

    Aanvragen verschijnen op drie plekken:

    • Needs you op het overzicht, met de naam van de klant en het gevraagde tijdstip
    • Bovenaan Sessions in het dashboard, boven het rooster
    • De Calendar van de coach in de app, zodat je tussen sessies door kunt reageren
    De pagina Sessions in Trainnode met bovenaan drie aanvragen om goed te keuren: Daan Visser en Luuk de Boer voor duotraining en Femke Bakker voor een intake, elk met Decline en Approve, en daaronder de komende sessies.

  2. Goedkeuren of afwijzen

    Kies Approve om de sessie te bevestigen. Hij komt in de agenda en de klant krijgt bericht. Kost de sessie credits, dan wordt het tegoed nu afgeschreven.

    Kies Decline als het tijdstip niet uitkomt. De klant krijgt bericht en er wordt niets afgeschreven. Stuur in de chat een kort bericht met een tijd die wel past, zodat de klant opnieuw kan boeken.

    Meerdere aanvragen tegelijk? Vink ze aan en kies Approve met het aantal erbij, bijvoorbeeld Approve 3.

  3. Laat aanvragen niet liggen

    Een aanvraag die een dag blijft liggen, betekent vaak een klant die ergens anders boekt. Reageer binnen een paar uur, of zet het sessietype onder Booking setup op Booked straight away als je toch bijna alles goedkeurt.

Goed om te weten

  • In een studio met veel coaches gebruik je het coachfilter naast de zoekbalk om alleen de aanvragen van jouw coaches te zien. Trainnode onthoudt je keuze; de regel onder de titel laat zien hoeveel aanvragen er voor andere coaches zijn.
  • Elke coach kiest per sessietype zijn eigen goedkeuringsinstelling. Zo gaan boekingen bij de ene coach meteen door, terwijl een andere coach ze met de hand goedkeurt.
  • Een onbetaalde boeking houdt het tijdstip vast zolang de Booking-regel van het sessietype aangeeft, daarna komt het tijdstip weer vrij.

Lees verder

Handleiding4 minOnline boeken van PT-sessies instellenMaak sessietypes aan, stel de uren van elke coach en je annuleringsregel in, zodat klanten personal training boeken in de Trainnode-app.Handleiding1 minVrije dagen blokkeren voor een coachVoorkom dat klanten een coach boeken tijdens vakantie, een cursus of ziekte, zonder de vaste weekuren in Trainnode te wijzigen.App-hulp1 minEen sessie annuleren of verzetten in de Trainnode-appZo annuleer je een geboekte sessie in de Trainnode-app, wanneer je je credit of geld terugkrijgt en hoe je een sessie naar een ander tijdstip verzet.FunctieBoeken & beschikbaarheidZet per locatie de week van elke coach klaar. Klanten boeken in de app en betalen met tegoed, hun abonnement of een losse prijs, volgens de regels voor aanmelden en annuleren die jij instelt. Elke geboekte sessie staat op dezelfde plek als de training waarvoor hij is.

Zie het werken in je eigen studio.

Plan 30 minuten met Coach David. Hij coacht bij Omnia in Amsterdam en loopt boekingen, abonnementen en trainingsschema’s met je door, met jouw studio in gedachten.

Plan 30 minuten met Coach DavidGratis proberen