Een klant een bericht sturen en notities voor je team bijhouden

Elke klant heeft één gesprek met de studio. De coaches die aan de klant gekoppeld zijn, zitten erin, dus een klant hoeft nooit iets twee keer te vertellen. Een coach die een sessie overneemt, kan de chat openen om te zien wat er gezegd is, en doet pas mee zodra hij zelf een bericht stuurt.

1. Open Messages

   Ga naar Messages. De regel bovenaan zegt hoeveel klanten op een antwoord wachten, en als dat zo is, opent de lijst op Waiting. Wissel met de knoppen boven de lijst naar All, Shared with coaches of Team. Elke rij toont de klant, een eventuele andere coach in de chat, wie het laatst schreef (You: of de naam van een coach) en het aantal ongelezen berichten. Nieuwe berichten verschijnen ook onder Needs you op het overzicht, met een Reply-knop.

   Wil je een gesprek beginnen? Kies New message en kies een klant.

   In een gesprek toont de kop wanneer de klant voor het laatst trainde, met een knop Open client. De rij eronder, In this chat, toont de klant en elke coach die meeleest; met Manage people in this chat voeg je een coach toe of haal je er een weg.

2. Stuur een bericht, een workout of een bestand

   Typ in het vak onderaan. Daarin staat aan wie je antwoordt, bijvoorbeeld Reply to Lotte and Emma. Ernaast kun je:

   • Attach file: een foto, video of pdf, zoals een techniekcheck of een voedingsschema
   • Share a workout, zodat de klant die vanuit de chat kan openen

   De klant krijgt een melding op zijn telefoon.

3. Laat een notitie achter voor het team

   Wissel naar een internal note om iets te schrijven wat alleen coaches zien, zoals nieuwe baan, minder slaap, donderdag rustig houden. Notities staan in amber in het gesprek en bereiken de klant nooit.

   app.trainnode.com/dashboard/chat

   

4. Wat de klant ziet

   In de app vinden klanten het gesprek onder Chat. Interne notities staan daar niet.

   

Goed om te weten

• Je eigen berichten zijn donker, die van de klant wit en die van een andere coach lichtgrijs, zodat een gedeelde chat goed te volgen blijft. Een regel als Emma was added to the chat laat zien wanneer iemand erbij komt.

• Gebruik de zoekfunctie in een gesprek om een oud bericht terug te vinden.

• Wat een coach doet, zoals een nieuw toegewezen workout of een verstuurde check-in, verschijnt als een kleine regel in de chat van de klant. Zo zie je in het gesprek ook wat er tussen de berichten door gebeurde.